Jakie pełnomocnictwo dla agencji jest wymagane i na jak długo?
Upoważnienie dla przedstawiciela nie jest formalnością do odhaczenia przed pierwszą odprawą, gdyż jego treść przesądza o tym, kto odpowiada za dług celny i w jakim zakresie agent może działać w imieniu firmy. Źle dobrany rodzaj przedstawicielstwa albo zbyt wąski zakres czynności ujawnia się zwykle w najgorszym momencie, przy kontroli po zwolnieniu towaru lub przy konieczności złożenia korekty zgłoszenia. Poniżej uporządkowane zostały decyzje, które importer podejmuje na etapie udzielania pełnomocnictwa.
Przedstawicielstwo bezpośrednie czy pośrednie – które pełnomocnictwo wybrać dla agencji celnej?
Prawo celne rozróżnia dwa tryby działania przedstawiciela, a wybór między nimi rozstrzyga o rozkładzie odpowiedzialności za należności celne. W przedstawicielstwie bezpośrednim agent działa w imieniu i na rzecz importera, wobec czego to zgłaszający pozostaje dłużnikiem, natomiast przy przedstawicielstwie pośrednim agent występuje we własnym imieniu, lecz na rzecz klienta, przez co odpowiada za dług celny solidarnie z reprezentowanym. Z tego powodu agencja celna godzi się na przedstawicielstwo pośrednie zwykle wtedy, gdy importer nie ma siedziby w Unii Europejskiej lub gdy wymaga tego konkretna procedura.
Jaki zakres czynności ująć w upoważnieniu?
Zakres należy określić na tyle szeroko, by objął wszystkie czynności realnie wykonywane w toku obsługi, gdyż każde pominięcie oznacza uzupełnianie dokumentów w trakcie odprawy. Standardowo obejmuje on składanie zgłoszeń celnych, odbiór dokumentów i decyzji, składanie wniosków, wyjaśnień i korekt, udział w kontrolach oraz reprezentowanie przed organami celnymi w sprawach związanych ze zgłoszeniem. Osobnego wskazania wymagają czynności o skutkach finansowych, takie jak wnoszenie zabezpieczeń, występowanie o zwrot lub umorzenie należności oraz składanie deklaracji Intrastat.
W jakiej formie złożyć pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo składa się na piśmie, z podpisem osób uprawnionych do reprezentowania mocodawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji ujawnionym w rejestrze przedsiębiorców. Dopuszczalna jest również postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem, przy czym dokument wymaga zgłoszenia w systemie teleinformatycznym obsługującym komunikację z administracją skarbową. Złożenie pełnomocnictwa wiąże się co do zasady z opłatą skarbową, od której zwolnione jest udzielenie upoważnienia małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Na jaki okres udzielić upoważnienia i jak je odwołać czy aktualizować?
Przepisy nie narzucają sztywnego terminu, wobec czego mocodawca sam decyduje, czy upoważnienie ma charakter jednorazowy, czasowy, czy bezterminowy, przy czym przy stałej współpracy dominuje ta ostatnia forma. Odwołanie następuje przez oświadczenie złożone pełnomocnikowi oraz poinformowanie organu, a skuteczność wobec administracji powstaje dopiero z chwilą, gdy poweźmie ona o tym wiadomość. Aktualizacji wymaga każda zmiana danych rejestrowych mocodawcy, zmiana osób uprawnionych do reprezentacji oraz rozszerzenie zakresu czynności powierzonych agentowi.
Jakie załączniki dołączyć?
Do pełnomocnictwa dołącza się dokumenty pozwalające organowi zweryfikować, czy zostało ono udzielone przez osoby faktycznie uprawnione do działania za przedsiębiorcę. Kompletny zestaw obejmuje zwykle:
- odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z CEIDG,
- potwierdzenie nadania numeru EORI oraz numeru NIP,
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa,
- dokumenty wykazujące umocowanie osób podpisujących, w tym uchwały lub dalsze pełnomocnictwa,
- tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym.
Jak obsłużyć wielokrajowe odprawy?
Numer EORI identyfikuje przedsiębiorcę w całej Unii Europejskiej, dzięki czemu nie trzeba go uzyskiwać osobno w każdym państwie, w którym dokonuje się zgłoszenia. Wymogi formalne dotyczące samego pełnomocnictwa pozostają jednak domeną prawa krajowego, wobec czego w innych państwach członkowskich odmiennie uregulowane bywają kwestie opłat, tłumaczeń i sposobu składania dokumentu. Przy odprawach rozproszonych między kilka krajów praktycznym rozwiązaniem jest oddzielne upoważnienie dla przedstawiciela działającego w każdym z nich, sporządzone zgodnie z wymogami miejscowymi.
Agencja Celna INTERSPED – zapraszamy do współpracy z nami!
Agencja Celna INTERSPED reprezentuje klientów przed organami celnymi, kompletując wymaganą dokumentację. Zakres obsługi obejmuje kompleksową obsługę celną importu i eksportu, sporządzanie wniosków o wydanie decyzji administracyjnych, ewidencjonowanie danych w celnych systemach informatycznych, deklaracje Intrastat oraz formalności związane z mechanizmem CBAM.
Podsumowanie
- Przedstawicielstwo bezpośrednie pozostawia dług celny po stronie importera, pośrednie czyni agenta odpowiedzialnym solidarnie.
- Zakres upoważnienia powinien objąć zgłoszenia, korekty, odbiór decyzji, udział w kontrolach oraz czynności o skutkach finansowych.
- Pełnomocnictwo składa się pisemnie lub elektronicznie z kwalifikowanym podpisem, co do zasady wraz z opłatą skarbową.
- Upoważnienie może być bezterminowe, wymaga jednak aktualizacji przy zmianie reprezentacji lub danych rejestrowych mocodawcy.
- Numer EORI działa w całej Unii, ale wymogi formalne pełnomocnictwa pozostają regulowane prawem krajowym.
FAQ
Czy jedno pełnomocnictwo wystarczy na wszystkie zgłoszenia?
Przy współpracy stałej można udzielić upoważnienia bezterminowego obejmującego powtarzalne czynności, bez konieczności składania go przy każdej odprawie. Warunkiem jest, by jego zakres faktycznie pokrywał wszystkie działania podejmowane przez przedstawiciela.
Kiedy odwołanie pełnomocnictwa staje się skuteczne wobec organu celnego?
Skutek wobec administracji powstaje z chwilą, gdy organ dowie się o odwołaniu, dlatego samo oświadczenie złożone agentowi nie wystarcza. Do tego momentu czynności podjęte przez pełnomocnika pozostają wiążące.
Czy zmiana zarządu spółki unieważnia udzielone wcześniej pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo udzielone przez spółkę zachowuje ważność, gdyż mocodawcą pozostaje osoba prawna, a nie konkretny członek zarządu. Warto jednak zaktualizować dokumentację rejestrową potwierdzającą sposób reprezentacji.
Czy za każde pełnomocnictwo trzeba zapłacić opłatę skarbową?
Zasadą jest obowiązek uiszczenia opłaty, a zwolnienie dotyczy między innymi upoważnień udzielanych najbliższym członkom rodziny. Dowód zapłaty dołącza się do składanego dokumentu.
